Oleh Bambang Hermanto (Pustakawan UNS Solo)
A. Pendahuluan
Sebagian besar masyarakat terutama mereka yang bergantung pada akses layanan perpustakaan, kebutuhan akan sistem layanan perpustakaan yang cepat, mudah dan sederhana sangat diharapkan. Kebutuhan ini menuntut senantiasa berkembang sesuai dengan dinamika kebutuhan pemustaka dan perkembangan teknologi informasi.
Untuk menjawab kebutuhan pemustaka, pengelolaan perpustakaan saat ini harus dapat bersinergi dengan sumber daya dan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan, yang pada akhirnya teknologi menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan. Teknologi menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan dikarenakan dengan teknologi memungkinkan perpustakaan memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Kemajuan teknologi informasi sangat dibutuhkan oleh perpustakaan sebagai kekuatan dalam pengolahan, pelayanan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang terus berkembang seiring dengan kebutuhan manusia akan informasi.
Pada saat ini, UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret menerapkan teknologi informasi dalam bentuk otomasi perpustakaan. Dengan pertimbangan dari kemampuan software dan hardware yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung, maka jaringan otomasi perpustakaan diintegrasikan dengan jaringan internet. Dalam perjalanan waktu otomasi perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret terjadi permasalahan mengenai software, hardware dan jaringan komputer. Misalnya software otomasi perpustakaan kena virus, komputer mudah hang atau crash, komputer bekerja lambat, jaringan komputer tidak stabil, server tidak bisa diakses dari komputer client sehingga menyebabkan terganggunya sistem kerja otomasi perpustakaan.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang diangkat dalam makalah ini adalah bagaimana cara menjawab kebutuhan pemustaka dengan sistem kerja otomasi perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret?
C. Pembahasan
Dengan bantuan teknologi informasi diharapkan pekerjaan manual dapat dipercepat, lebih efektif dan efisien. Otomasi perpustakaan akan mempermudahkan pemustaka dalam melakukan penelusuran atau temu kembali informasi yang dibutuhkan. Bagi pustakawan otomasi perpustakaan akan memberikan kemudahan dan mempercepat pekerjaan serta akan memberi peluang bagi pustakawan untuk lebih mengembangkan tugas-tugas kepustakawan yang lain.
Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka, pustakawan dan mengatasi masalah yang timbul dalam penerapan otomasi perpustakaan diperlukan cara yang tepat untuk memperkuat sistem kerja otomasi perpustakaan. Adapun cara yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret antara lain:
1. Menggunakan Router
Sebelum menggunakan router, jaringan dalam dan internet terpisah/berdiri sendiri-sendiri. Jaringan lokal dibuat khusus untuk mengakses otomasi perpustakaan, sedangkan jaringan luar yang terhubung dari UPT Komputer ke perpustakaan untuk akses layanan internet. Sehubungan dengan adanya kebijakan dari pimpinan perpustakaan bahwa untuk server yang digunakan untuk katalog online ada di UPT Komputer maka untuk kegiatan upload data dari program otomasi perpustakaan (program UNSLA) ke pangkalan data di UPT Komputer dengan cara menghubungkan jaringan lokal dan luar, setelah proses upload data selesai jaringan dipisahkan lagi. Dengan kemajuan teknologi, UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret dalam manajemen jaringan komputer menggunakan router. Router yang dipasang di UPT Perpustakaan digunakan untuk menghubungkan jaringan lokal dengan jaringan luar (internet). Selain itu digunakan digunakan untuk mengatur komputer mana saja yang diizinkan untuk otomasi perpustakaan, akses internet atau bisa untuk otomasi perpustakaan dan akses internet.
2. Memasang program deep freeze
Komputer client diinstal program deep freeze dengan tujuan agar dapat memproteksi komputer dari virus. Program deep freeze bagi komputer client untuk merekam isi partisi sebelum deep freeze diaktifkan, sehingga apapun yang terjadi perubahan/kerusakan waktu melakukan pelayanan, input data dan penelusuran informasi bisa teratasi dengan cepat.
3. Upgrade hardware
Menguprade komputer merupakan cara untuk meningkatkan kinerja suatu komputer, seperti kecepatan proses, kapasitas memori untuk menampung data, dan tampilan gambar. Upgrade hardware dilakukan dengan cara menambahkan atau mengganti komponen komputer dengan komputer yang mempunyai kemampuan dan kecepatan yang lebih tinggi dari pada sebelumnya. Komponen yang sering diupgrade adalah prosesor, motherbord, memori, VGA card, hardsik dan power suplai.
4. Membackup data
Untuk mengantisipasi apabila terjadinya kerusakan di komputer server/pangkalan data dengan cara melakukan backup data, baik data koleksi , anggota maupun peminjaman koleksi. Backup data dengan cara mengcopykan file data ke komputer dan dialihkan ke hardisk eksternal. Kegiatan ini dilakukan setiap hari dan idealnya dilakukan pada waktu layanan perpustakaan sudah tutup.
5. Upgrade software
Upgrade software dilakukan dengan cara mengganti sistem lama dengan sistem yang baru. Misalnya untuk sistem operasi yang lama menggunakan windows 98 diuprade dengan windows XP.
6. Melakukan pemeliharaan infrastruktur TI secara berkala
Pemeliharaan dan perawatan peralatan TI bertujuan untuk memperlancar sistem layanan perpustakaan di perpustakaan. Untuk mempermudah mekanisme pelaksanaan ditentukan parameter pemeliharaan dan perawatan terlebih dahulu, kemudian dibuatkan jadwal pelaksanaannya. Adapun bentuk pemeliharaan dan perawatan infrastruktur TI sebagai berikut :
a. Membersihkan motherboard dan hardware lainnya dari debu secara berkala. Untuk membersihkannya dapat menggunakan kuas halus ukuran kecil dan sedang. Buka casingnya terlebih dahulu kemudian bersihkan motherboard dan hardware lain (RAM, video card, modem, sound card) dengan sikat halus. Kegiatan ini dilakukan secara berkala yaitu setiap 3 bulan sekali.
b. Uninstall atau buang program yang tidak berguna. Ruang hardisk yang terlalu banyak tersita akan memperlambat proses write hardisk sehingga beban kerjanya akan lebih berat dan akan hardisk akan cepat rusak.
c. Membersihkan recycle bin secara rutin
d. Melakukan update antivirus secara berkala
e. Tutup/close program yang tidak berguna. Setiap program yang dijalankan membutuhkan memory (RAM) sehingga semakin banyak program yang dijalankan semakin banyak memory yang tersita. Hal ini dapat menyebabkan komputer berjalan lambat dan beban kerja menjadi lebih berat yang akhirnya dapat memperpendek umur komponen/komputer.
7. Memasang program antivirus
Antivirus digunakan untuk mengamankan, mendeteksi, dan menghapus virus komputer dari sistem komputer. Antivirus juga dapat menentukan apakah sebuah sistem komputer telah terinfeksi dengan sebuah virus atau tidak
8. Menyediakan UPS atau stavolt
UPS atau stavolt dipasang di server maupun komputer untuk mengantisipasi listrik mati secara tiba-tiba yang dapat mengakibatkan kerusakan pada komponen komputer seperti hardisk.
9. Melakukan perbaikan peralatan TI berkala dan berkeseimbangan
Untuk kerusakan yang ringan dan sedang ditangani oleh tim TI UPT Perpustakaan sedangkan peralatan TI yang mengalami kerusakan yang tidak bisa ditangani oleh tim TI perpustakaan diusulkan ke bagian perlengkapan. Misalnya motherboard, hardware dan power suplai mati atau tidak bisa difungsikan lagi.
D. Penutup
Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka tentang sistem layanan perpustakaan yang cepat, mudah dan efektif, maka UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret melakukan cara memperkuat sistem kerja otomasi perpustakaan. Adapun manfaat lain yang diperoleh dari memperkuat sistem kerja otomasi perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret antara lain:
1. sistem kerja otomasi perpustakaan berjalan normal
2. virus tidak mudah menyebar ke komputer lain
3. meningkatkan layanan perpustakaan
4. memperlancar pekerjaan pustakawan
5. memperlancar penelusuran atau temu kembali informasi
Daftar Pustaka
_________. Amankah komputer dan warnet anda dengan deep freeze. 11 Mei 2010. http://jumper99.blogspot.com/2010/05/amankan-komputer-dan-warnet-anda-dengan.html
Aminudin, Ahmad. Router. Agustus 2006. http://aminudin.net/?p=49
Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan. 11 Juli 2006. (http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan )
Harmawan. Pengantar otomasi Perpustakaan. 1 Augustus 2008. http://pustaka.uns.ac.id/? opt=1001&menu=news&option=detail&nid=56/
Kelwin. Proteksi Komputer Anda Dengan Deep Freeze. 3 Desember 2009. http://www.kelwin-win.co.cc/2009/12/proteksi-komputer-anda-dengan-deep.html
Nur, Hasan. Otomasi Perpustakaan. 28 Pebruari 2007. http://librarycorner.org/ 2007/02/28/otomasi-perpustakaan )
Sulistyo-Basuki. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung : Remaja Rosdakarya, 1994
Wikipedia Bahasa Indonesia. Router. s.n. < http://id.wikipedia.org/wiki/ Router )
